Met de komst van versie 15.6v4 kan PrintCMR één document meerdere keren afdrukken, inclusief een oplopend volgnummer.
Dit maakt mogelijk om een repeterende vrachtbrief in stapels van b.v. 80 stuks in één keer af te drukken en te verwerken.
Het meervoudige nummersysteem wordt ondersteund in de CMR, AVC, Begeleidingsbrief en de Dangerous Goods.
De overige documenten die een volgnummer gebruiken, doen het nog op de enkelvoudige wijze, omdat meervoudig nummeren daar niets toevoegt.
Nummering zal NIET ophogen tijdens het afdrukken!
Veel gebruikers maken de gedachtensprong dat bij het afdrukken PrintCMR wel automatisch zou moeten kunnen ophogen van het volgnummer.
De praktijk laat echter zien dat juist dit fouten veroorzaakt.
Een verfrommeld formuliertje, een extra afdruk terwijl het nummer juist hetzelfde zou moeten blijven, een oude CMR opnieuw afdrukken zonder het nummer te wijzigen, dit zijn allemaal scenario’s die er voor zorgen dat het een fout resultaat geeft.
Daarom is gekozen om bij het aanmaken van een nieuwe vrachtbrief het nummer nieuw uit te delen.
En u heeft de mogelijkheid heel bewust zelf nieuwe nummers aan te brengen in een bestaande vrachtbrief, zodat het overzicht over de nummering bewaard blijft!
Standaard nummering
PrintCMR houdt het nieuwe nummer bij dat bij de eerstvolgende actie moet worden uitgedeeld.
Deze is hier te vinden:
Dit nummer kunt u instellen om zelf een unieke reeks van nummers te maken.
De keuzes zijn op verschillende manieren in te stellen:
– Via wel of niet aanmaken van het nieuwe nummer
– Oplopend of aflopend nummer uitdelen
– Wel aanmaken, maar niet afdrukken
Tip: Eénmaal ingesteld, laat deze waarde zelf door de computer bepalen.
Aanmaken van nieuwe documenten
Via de knop “Nieuw” wordt een nieuwe vrachtbrief aangemaakt.
Bij het aanmaken van een nieuwe vrachtbrief wordt automatisch een nieuw volgnummer uyitgedeeld.
Ongeacht de keuze achter de knop Nieuw, wordt het uitdelen van een nieuw nummer precies zo uitgevoerd zoals ingesteld onder Standaard Instelling.
Eén document meerdere keren afdrukken
Om een document te voorzien van meerdere volgnummers, klik daarvoor op het volgnummer.
Vervolgens ontstaat er een popup scherm, waar het aantal volgnummers kan worden opgegeven.
Via de knop “Verwerken” worden deze nummers aangemaakt, waarbij de totaal teller ook wordt opgehoogd.
PrintCMR waarborgt hiermee een éénmalige uitgave van een volgnummer.
Binnen de CMR en de AVC is dit de meest wenselijke situatie, omdat unieke nummers bijdragen aan de herkenbaarheid van het document.
De Begeleidingsbrief kent al een uniek nummer, waar een eigen uniek nummer kan worden toegevoegd. Dat maakt het snel controleren op projectnivo van alle ingezamelde documenten veel eenvoudiger.
Zodra op de knop “Printen” wordt gedrukt, ontstaat het dialoogscherm, waar het aantal Formulieren kan worden opgegeven.
Dit betreft het aantal afdrukken per uniek volgnummer.
Drukt u af op voorbedrukte formulieren, geef hier het aantal exemplaren op dat het per volgnummer moet worden afgedrukt.
In bovenstaand voorbeeld is dat 3 exemplaren per volgnummer.
Het verwerken van 21 volgnummers met het aantal Formulieren op 3, houdt in dat er in totaal 63 pagina’s worden afgedrukt.
Natuurlijk is de volgorde overeenkomstig de formulieren, zoals ze in de printer zitten.
Let er ook op dat het afdrukken van volgnummers in het document op “On” staat. Het aantal unieke nummers wordt dan eveneens weergegeven om verrassingen tijdens het afdrukken te voorkomen.
Afdrukken met volledige kaders in de layout
De CMR is hierin het meest voorkomende afdruk.
Een aantal layouts zijn voorzien van kleurenpagina’s die via “PrintCMR Color” kan worden ingesteld.
Het aantal bladzijden wordt dan bepaald via een extra keuze welke kleurenpagina’s wel of niet moeten worden afgedrukt.
Per volgnummer wordt daarmee automatisch een set van bijvoorbeeld blauw – groen – zwart afgedrukt, overeenkomstig de keuze van de gebruiker:
Het gekozen aantal per volgnummer is dan altijd 1, omdat de keuze van de pagina’s al gemaakt is onder de knop “Print Pagina’s”.
Afdruk overdracht aan de computer
Aangezien in voorgaand scherm het aantal af te drukken formulieren al in totaliteit is opgegeven, is er een set van pagina’s klaargezet voor de afdruk.
Via “Printvoorbeeld op het scherm” is te controleren hoe de pagina’s zijn opgebouwd.
Dit maakt dat de printopdracht van het Operating System (Windows, MacOS, iOS) altijd op 1 keer afdrukken kan worden gehouden.
Tip voor het verwerken in de Begeleidingbrief
Het oplopend nummeren kunt u overlaten aan PrintCMR.
Het invoervak van het volgnummer is zelf te muteren, waardoor u ook een volgnummer uit b.v. Excel kan plakken in het volgnummer vak.
Door b.v. het volgende regels in Excel te plaaten:
PROJ001-01
PROJ001-02
PROJ001-02
kunt u via het selecteren van deze drie cellen, gevolgd door het uittrekken van de rechter onderhoek naar beneden toe, een grote reeks nummers aanmaken.
U ziet dat het volgnummer oploopt, terwijl het projectnummer in stand blijft.
Door daarna alle volgnummers te selecteren en te kopieren naar het klembord, is deze reeks nummers te plakken in het volgnummervak van de begeleidingsbrief in PrintCMR.
Met deze mogelijkheid kunt u alle varianten van volgnummers erg snel opbouwen.
Optimale herkenning draagt bij aan de controle van de reeks uitgegeven documenten.
LET OP! Gebruik van Excel zorgt er voor dat het automatische nummer NIET wordt aangesproken. U dient zelf te zorgen voor unieke nummering!