|
- Zet netjes in kolommen alle gegevens apart, zoals:
a. Unieke sleutelwaarde (indien aanwezig)
b. Initialen
c. Voornaam
d. Van/de (tussenvoegsel)
e. Achternaam (of bedrijfsnaam)
f. Bezoekadres (straatnaam en huisnummer)
g. Postcode (bezoekadres)
h. Woonplaats (bezoekadres)
i. Landcode (2 cijferig ISO 3166-1-norm)
j. Email adres
k. Telefoonnummer
i. Mobiele telefoon
j. Instructies
k. Contactpersoon (gehele naam)
- Geen enkele kolom moet verplicht aanwezig zijn. Maak de kolommen aan die gevuld zijn, de rest mag weg gelaten worden.
- Let er op dat de Excel sheet geen samengestelde velden mag bevatten.
- Indien gewenst kunnen lege regels en de koptitel alvast uit Excel verwijdert worden, maar dat mag ook tijdens de importprocedure.
Het starten van de importprocedure
Hoofdmenu PrintCMR, knop "Overige gegevens", knop "Import Relaties en Adressen"
Indien er al een oude instelling is vastgelegd, kan deze bewaard danwel verwijderd worden.
Geef het Excel bestand op waarin gegevens opgeslagen liggen.
Bij het toewijzen van de kolommen, lees alle belangrijke kolommen in. De volgorde van deze kolommen is niet belangrijk, wel of de juiste kolommen uit Excel worden ingelezen.
Na het toekennen van de kolommen, zal de tabel zichtbaar worden in het scherm.
Bovenin het scherm kan het type veld worden gekozen. Deze kleurt geel op.
Kies vervolgens de bijbehorende kolom waarin deze informatie staat door op de kolom titel knop te klikken. De kolom kleurt ook geel op.
Herhaal deze actie bij alle aanwezige kolommen om het patroon volledig in te richten.
Een paar aandachtspunten:
a. Kolommen die niet bestaan, of leeg zijn, kunnen gerust worden overgeslagen.
b. Bedrijfsnamen kunnen het beste in het veld "Achternaam" worden ingelezen.
c. Bezoekadres bevat zowel straatnaam als huisnummer.
d. Alle velden zijn muteerbaar. Desgewenst kunnen gegevens nog even snel worden aangepast voordat er wordt geimporteerd.
e. Overtollige regels kunnen worden verwijdert middels de op de regel aanwezige verwijderknop
f. Deze instelling wordt opgeslagen voor de volgende keer. Mocht in een later stadium hetzelfde type bestand worden ingelezen, is het instellen niet meer nodig.
g. Het inlezen met al bestaande adressen gaat op basis van vergelijking met het de kolom "Sleutel".
Het in te lezen bestand zal bestaande informatie overschrijven. Indien informatie niet uit deze verwerking afkomstig is, zal eerder aangebrachte informatie blijven staan.
h. Als een "Sleutel" niet is ingevuld, zal PrintCMR zelf een unieke sleutel maken.
Let er op dat hetzelfde adres de volgende keer opnieuw een andere unieke sleutel krijgt en daarmee dubbel geregistreerd komt te staan.
PrintCMR doet niet aan adres herkenning!
Middels de knop "Verwerken" wordt de procedure gestart en eindigt de verwerking in het scherm met de zojuist geimporteerde "Relaties en Adressen".