Versies van PrintCMR

PrintCMR heeft met ingang van versie 14 er een nieuwe module bij.

Archive, een aanvullende module om grotere hoeveelheden gegevens te gebruiken.
Inclusief een aantal functies om documenten te archiveren.
Voor bedrijven waar communicatie met chauffeurs (of klanten) van belang is, wordt de module Archive voorzien van extra mogelijkheden om PrintCMR-mail optimaal te gebruiken.

Archief, uw verplichting om documenten 7 jaar te bewaren

Het archiveren van uw vrachtbrieven, een hele klus.
Tenzij u PrintCMR Archive gebruikt.
Met deze module wordt het een heel stuk eenvoudiger om uw documenten voor langere tijd te bewaren. Uw actuele documenten in PrintCMR blijven even snel inzichtelijk als altijd, want het dagelijkse werk moet door gaan.

Via het toekennen van een status kunt u oude documenten simpel "aan de kant parkeren". In alle zoekacties binnen PrintCMR, wordt standaard het archief buitengesloten. Tenzij u aangeeft ook het archief te betrekken in uw zoekacties.
Want soms moet u snel een oud document bekijken, omdat een dispuut op een geleverde dienst een langdurig verhaal kan worden.
Met één extra druk op de knop pakt u het archief er bij, zodat uw oudere documenten nog steeds snel te raadplegen zijn.

En wees gerust, de krachtige database van PrintCMR kan gemakkelijk miljoenen documenten aan.

PrintCMR-mail, de extra functies

In omgevingen waar chauffeurs en hun planners veel communiceren, biedt de module Archive extra comfort.

- Een aparte computer wordt gereserveerd, waarop PrintCMR elke paar minuten automatisch uw email box inleest en de nieuwe ingekomen documenten verwerkt.
Mocht uw chauffeur de PrintCMR-mail verzonden hebben, u ziet op kantoor automatisch binnen 5 minuten het bijgewerkte document op uw scherm.

- Status Verwerking: Ingekomen documenten zijn direct herkenbaar. Het verwerkingsproces wordt verder ondersteund middels diverse kenmerken, totdat een document geheel gereed is en daarmee in het archief kan worden overgebracht.

- Fotorapporten kunnen achter elk document (vrachtbrief) worden opgebouwd, zodat uw dossier over de dienst compleet gemaakt wordt.
Uw chauffeur wordt gestimuleerd om snel de laatste gegevens naar kantoor te zenden. Sneller dan ooit heeft u op kantoor uw gegevens compleet, zodat er gefactureerd kan worden.

- Oude adressen kunnen worden uitgeschakeld, zonder dat u ze moet verwijderen.
Dit houdt uw archief op orde, terwijl oude adressen ook worden doorgezonden naar uw chauffeurs. Ook zij kunnen een verouderd adres vervolgens niet meer gebruiken.

- Instructies op uw laad- en losadressen worden mee gezonden via PrintCMR-mail.
Deze instructies zijn direct te raadplegen.

- Mocht uw chauffeur via de iPhone of iPad handtekeningen registreren, dan worden deze ook via de email naar kantoor verzonden.
Op kantoor kan het document worden gereproduceerd, zodat direct kan worden gestart met facturering.

- Het aloude proces via papieren documenten zijn wij niet vergeten.
PrintCMR kan in de auto worden gebruikt om vrachtbrieven af te drukken.
Na het registreren van handtekeningen en opmerkingen, kan er met zo'n iPhone of iPad een foto worden gemaakt, die opgeslagen wordt in het Fotorapport.
Deze wordt vervolgens meegezonden naar kantoor, zodat daar het dossier compleet wordt gemaakt.
De opslag is éénduidig en wordt daarmee erg eenvoudig traceerbaar. Ook in het archief, als daar later naar gevraagd wordt.

En uw chauffeur? Die hoeft niet continue online verbonden te zijn. De koppeling met kantoor loopt geheel via Email.
Een zorg minder!